Chi phí hóa đơn điện tử và cách so sánh nhà cung cấp
Phát hành hóa đơn điện tử tốn bao nhiêu tiền? Chi phí hóa đơn điện tử thường gồm ba phần: phí khởi tạo ban đầu, phí mua gói số lượng hóa đơn và phí duy trì hằng năm, cộng thêm chữ ký số và phí tích hợp với POS nếu có. Giá do từng nhà cung cấp tự công bố và thay đổi theo thời điểm, nên bảng dưới đây đưa ra đúng câu hỏi cần hỏi thay vì một con số có thể sai khi bạn đọc trang này.
Với quán có vài nghìn giao dịch mỗi tháng, đơn giá mỗi hóa đơn quan trọng hơn phí khởi tạo. Trang này đưa ra khung so sánh nhà cung cấp theo các khoản chi phí thực tế, thay vì chỉ nhìn vào giá gói niêm yết.
Ai thuộc diện áp dụng
| Khoản chi phí | Cách tính phổ biến | Câu hỏi phải hỏi trước khi ký |
|---|---|---|
| Phí khởi tạo / đăng ký | Thu một lần khi mở dịch vụ | Phí này đã gồm cấu hình mẫu hóa đơn và hỗ trợ đăng ký với cơ quan thuế chưa? |
| Gói số lượng hóa đơn | Theo số hóa đơn phát hành (ví dụ 1.000 / 5.000 hóa đơn) | Đơn giá mỗi hóa đơn ở từng mức gói là bao nhiêu, và hóa đơn hủy hoặc thay thế có bị trừ vào gói không? |
| Phí duy trì hằng năm | Thu theo năm cho chữ ký số và lưu trữ | Sau khi ngừng dịch vụ, dữ liệu hóa đơn còn được tra cứu trong bao lâu và có mất phí không? |
| Phí tích hợp với phần mềm POS | Một lần hoặc theo tháng, tùy nhà cung cấp | Đã có sẵn kết nối với phần mềm POS tôi đang dùng chưa, hay phải làm riêng và tính phí? |
| Chi phí chữ ký số (USB token hoặc từ xa) | Theo năm | Hộ kinh doanh của tôi cần loại chữ ký số nào, và giá gia hạn năm sau là bao nhiêu? |
Giá do nhà cung cấp tự công bố và thay đổi theo thời điểm; LOOP không đăng lại báo giá chưa xác minh. Căn cứ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ban hành 20/3/2025, hiệu lực 01/6/2025), sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Việc bạn phải làm
Ước lượng số hóa đơn mỗi tháng
Lấy số hóa đơn trung bình theo ngày nhân số ngày mở cửa; đây là biến số ảnh hưởng lớn nhất tới chi phí.
Thời hạn: Trước khi xin báo giá
Yêu cầu báo giá trọn gói
Hỏi rõ phí khởi tạo, đơn giá mỗi hóa đơn, phí duy trì, phí chữ ký số và phí tích hợp POS.
Thời hạn: Khi so sánh ít nhất ba nhà cung cấp
Kiểm tra điều kiện khi vượt hạn mức gói
Xác nhận đơn giá hóa đơn phát sinh ngoài gói và cách gia hạn.
Thời hạn: Trước khi ký hợp đồng
Kiểm tra khả năng tích hợp với POS đang dùng
Nhà cung cấp rẻ nhất nhưng không tích hợp được sẽ phát sinh chi phí nhập liệu thủ công.
Thời hạn: Trước khi ký hợp đồng
LOOP POS xử lý thế nào
- LOOP POS không bán hóa đơn điện tử; bạn giữ hợp đồng trực tiếp với nhà cung cấp hóa đơn.
- Nhà cung cấp hóa đơn điện tử LOOP POS đã tích hợp và chi phí tích hợp: [FILL].
- Số liệu số hóa đơn thực phát hành theo tháng trên LOOP POS giúp bạn chọn đúng kích thước gói.
Câu hỏi thường gặp
Có thể đổi nhà cung cấp hóa đơn sau này không?
Có thể, nhưng cần kiểm tra điều khoản hợp đồng, dữ liệu hóa đơn đã lưu trữ và thời gian cấu hình lại kết nối với POS.
Gói hóa đơn chưa dùng hết có được chuyển sang năm sau không?
Không có quy định pháp luật bắt buộc về việc này; đây là điều khoản thương mại của từng nhà cung cấp. Phần lớn gói có thời hạn sử dụng, nên hãy hỏi thẳng thời hạn của gói và điều kiện bảo lưu trước khi ký, và yêu cầu ghi vào hợp đồng.
Chi phí có khác nhau giữa hộ kinh doanh và doanh nghiệp không?
Thường có khác, vì hộ kinh doanh dùng gói nhỏ hơn và yêu cầu chữ ký số đơn giản hơn doanh nghiệp. Mức chênh tùy nhà cung cấp, nên so sánh trên cùng một số lượng hóa đơn mỗi tháng thay vì so giá gói niêm yết.
