Hóa đơn điện tử cho nhà hàng, quán ăn: quy trình tại quầy và in bill kèm hóa đơn
Nhà hàng phải xuất hóa đơn điện tử tại quầy như thế nào? Nhà hàng thuộc diện áp dụng phải lập hóa đơn điện tử ngay khi thu tiền của khách, in hoặc gửi hóa đơn cho khách và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Bill tính tiền không thay thế hóa đơn; hai chứng từ có thể in cùng lúc hoặc in kèm mã QR để khách tra cứu.
Điểm khó của nhà hàng không nằm ở văn bản mà ở quầy: giờ cao điểm, khách chia bill, khách đổi phương thức thanh toán, đơn giao hàng qua ứng dụng. Trang này mô tả quy trình thu ngân thực tế khi đã áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Ai thuộc diện áp dụng
| Tình huống tại quầy | Yêu cầu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khách thanh toán tại quầy hoặc tại bàn | Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền | Bill tạm tính không thay thế hóa đơn |
| Khách chia bill nhiều người trả | Mỗi lần thu tiền là một lần lập hóa đơn tương ứng | Nếu gộp lại thành một lần thu tiền thì lập một hóa đơn cho tổng số tiền thực thu, không lập lại hóa đơn cho từng phần đã gộp |
| Đơn giao hàng qua ứng dụng | Xác định người mua và doanh thu ghi nhận | Doanh thu bán qua sàn vẫn là doanh thu của quán và vẫn phải lập hóa đơn; phần hoa hồng sàn thu là chi phí, không được trừ vào doanh thu ghi trên hóa đơn |
| Khách không lấy hóa đơn | Vẫn phải lập hóa đơn theo quy định | Hóa đơn vẫn được truyền dữ liệu tới cơ quan thuế |
Căn cứ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ban hành 20/3/2025, hiệu lực 01/6/2025), sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hướng dẫn thi hành: Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/6/2025).
Việc bạn phải làm
Chuẩn hóa menu và thuế suất trên POS
Gán đúng nhóm hàng và thuế suất cho từng món để hóa đơn không phải sửa sau khi phát hành.
Thời hạn: Trước lần phát hành hóa đơn đầu tiên
Cấu hình in bill kèm hóa đơn
Thiết lập máy in để in bill thanh toán và hóa đơn điện tử (hoặc mã QR tra cứu) trong cùng một thao tác.
Thời hạn: Trước lần phát hành hóa đơn đầu tiên
Đào tạo thu ngân theo kịch bản giờ cao điểm
Chia bill, hủy món, đổi phương thức thanh toán và xử lý hóa đơn sai sót đều cần thao tác thống nhất.
Thời hạn: Trước khi bắt đầu áp dụng, quy định có hiệu lực từ 01/6/2025
Đối soát cuối ca
So khớp doanh thu ca với số hóa đơn đã phát hành trước khi chốt sổ.
Thời hạn: Cuối mỗi ca và cuối mỗi tháng khi lập báo cáo
LOOP POS xử lý thế nào
- LOOP POS in bill và hóa đơn trong cùng luồng thanh toán, thu ngân không phải mở thêm phần mềm.
- Chia bill, tách món và đổi phương thức thanh toán được ghi nhận trước khi phát hành hóa đơn.
- Báo cáo cuối ca của LOOP POS liệt kê doanh thu theo phương thức thanh toán để đối soát nhanh.
Câu hỏi thường gặp
Bill tính tiền có được coi là hóa đơn không?
Không. Bill tính tiền là chứng từ nội bộ phục vụ thanh toán; hóa đơn điện tử là chứng từ hợp pháp được lập theo quy định và truyền dữ liệu tới cơ quan thuế.
Khách gọi thêm món sau khi đã in bill thì xử lý thế nào?
Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền cuối cùng cho tổng giá trị thực thu; nếu đã phát hành hóa đơn thì xử lý theo thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Hóa đơn sai sót thì sửa ra sao?
Hóa đơn đã phát hành không được xóa. Tùy loại sai sót, bạn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế khi thuộc trường hợp phải thông báo. Trong LOOP POS, giao dịch gốc được giữ nguyên để đối soát, thao tác điều chỉnh thực hiện trên phần mềm hóa đơn của đơn vị phát hành.
