LOOP[LOOP]Trang chủTrang chủ

    Checklist cho chủ quán · Việt Nam

    Mở quán cà phê 2026: checklist thủ tục, chi phí và vận hành

    Checklist theo thứ tự để mở quán cà phê tại Việt Nam năm 2026: đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, PCCC, hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025, BHXH, chọn POS và thanh toán, lên sàn giao đồ ăn, và bảng chi phí ước tính.

    Tác giả Alvin Koh · Đăng ngày 16 tháng 9, 2026 · Kiểm tra lần cuối phí và đường dẫn: 16 tháng 9, 2026

    Direct answer · updated

    Tính đến tháng 9/2026, mở quán cà phê tại Việt Nam đi theo thứ tự: đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, lo tập huấn và khám sức khỏe cho nhân viên, kiểm tra yêu cầu PCCC, ký mặt bằng và thi công, chuẩn bị hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đăng ký BHXH khi có nhân viên, chọn POS và kênh thanh toán, lên GrabFood/ShopeeFood/beFood, và chạy chương trình khách thân thiết ngay ngày đầu.

    Tóm tắt nhanh

    • • Đăng ký hộ kinh doanh giải quyết trong 3 ngày làm việc; lệ phí do từng địa phương quy định nên phải tra theo tỉnh/thành của bạn.
    • • Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm: phí thẩm định công bố 350.000₫ (dưới 200 suất/lần) hoặc 500.000₫ (từ 200 suất), giải quyết 20 ngày làm việc.
    • • Nhân viên trực tiếp chế biến, phục vụ phải có kiến thức an toàn thực phẩm và khám sức khỏe theo Thông tư 14/2013/TT-BYT.
    • • Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là điều kiện bắt buộc khi chọn phần mềm bán hàng.
    • • Đăng ký BHXH cho người lao động trong vòng 30 ngày; thủ tục không mất lệ phí.
    • • Ngân sách tham khảo cho quán 30–60 chỗ: khoảng 400 triệu – 1,2 tỷ đồng. Đây là khoảng ước tính để lập kế hoạch, không phải báo giá.

    Đây là checklist theo thứ tự, không phải bài truyền cảm hứng. Làm lần lượt từ trên xuống, vì nhiều quyết định về giấy phép và mặt bằng không sửa được sau khi đã ký hợp đồng thuê.

    Mỗi bước pháp lý đều dẫn tới cơ quan thực sự cấp phép để bạn tự kiểm tra mức phí hiện hành. Các con số tiền là ước tính để lập kế hoạch và được ghi rõ là ước tính.

    1. Đăng ký kinh doanh: hộ kinh doanh hay doanh nghiệp

    Một quán cà phê nhỏ, một chủ, doanh thu vừa phải thường đăng ký hộ kinh doanh; mô hình nhiều chi nhánh hoặc có nhà đầu tư thì đăng ký doanh nghiệp. Từ 2025, hồ sơ hộ kinh doanh nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã/phường hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thời gian giải quyết 3 ngày làm việc.

    Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh do Hội đồng nhân dân từng tỉnh quyết định nên không có một mức chung cho cả nước — có địa phương công bố 50.000₫ khi nộp trực tiếp và miễn phí khi nộp trực tuyến. Hãy tra mức phí của chính địa phương bạn trước khi nộp.

    Song song đó, xác định nghĩa vụ lệ phí môn bài hằng năm theo doanh thu (hộ kinh doanh) hoặc theo vốn điều lệ (doanh nghiệp), và đăng ký thuế để được cấp mã số thuế.

    2. Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm

    Cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống phải có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm. Mức phí thẩm định công bố trên Cổng Dịch vụ công là 350.000₫/lần đối với cơ sở phục vụ dưới 200 suất ăn/lần và 500.000₫/lần với cơ sở từ 200 suất trở lên, thời gian giải quyết 20 ngày làm việc.

    Cơ quan tiếp nhận tùy theo địa bàn: tại TP.HCM là Sở An toàn thực phẩm TP.HCM, các địa phương khác nộp theo phân cấp của Sở Y tế. Đoàn thẩm định sẽ xuống kiểm tra mặt bằng thật, nên đừng nộp hồ sơ trước khi bếp hoàn thiện.

    3. Tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm và khám sức khỏe nhân viên

    Chủ cơ sở phải bảo đảm người trực tiếp chế biến, phục vụ có kiến thức an toàn thực phẩm và được khám sức khỏe theo Thông tư 14/2013/TT-BYT tại cơ sở y tế đủ điều kiện. Hồ sơ này sẽ được kiểm tra khi thẩm định ATTP, vì vậy hãy lưu tại quán.

    Không có mức phí khám sức khỏe thống nhất toàn quốc — mỗi bệnh viện tự công bố bảng giá, nên hãy xem đây là khoản ước tính khi lập ngân sách.

    4. Phòng cháy chữa cháy

    Yêu cầu PCCC theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP phụ thuộc quy mô và loại công trình. Nhiều quán nhỏ độc lập chỉ cần trang bị cơ bản (bình chữa cháy, biển thoát hiểm, đèn sự cố, tập huấn cho nhân viên), trong khi cơ sở nằm trong tòa nhà lớn hoặc vượt ngưỡng tại Phụ lục V phải thẩm duyệt thiết kế về PCCC.

    Ngưỡng áp dụng mang tính kỹ thuật, vì vậy hãy hỏi trực tiếp Công an PCCC địa bàn trước khi thi công — sửa chữa sau khi hoàn thiện luôn đắt hơn.

    5. Giấy phép bán lẻ rượu (nếu có bán rượu)

    Nếu bán rượu, bạn cần Giấy phép bán lẻ rượu theo Nghị định 105/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 17/2020/NĐ-CP), do Phòng Kinh tế cấp huyện/khu vực giải quyết theo phân cấp của Sở Công Thương, thời gian khoảng 10 ngày làm việc. Chỉ bán bia thì thông thường không thuộc phạm vi giấy phép này.

    Phí thẩm định do từng địa phương quy định — các mức công bố tại một số tỉnh dao động khoảng 200.000–1.200.000₫ tùy loại hình và địa bàn. Hãy tra biểu phí của địa phương bạn.

    6. Mặt bằng, thi công và bếp

    Quán 30–60 chỗ cần khu pha chế đủ rộng cho máy pha, máy xay, bồn rửa và khu để nguyên liệu. Cắt bớt khu phía sau để thêm chỗ ngồi là sai lầm phổ biến nhất và khó sửa nhất.

    Trước khi ký hợp đồng thuê, chốt bằng văn bản: thời gian miễn phí thi công, điều khoản hoàn trả mặt bằng, công suất điện, vị trí thoát mỡ và khả năng đặt ống hút khói. Đây là những thứ không sửa được sau khi đã ký.

    7. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

    Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ban hành 20/3/2025, hiệu lực 1/6/2025, sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP) mở rộng diện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, cho các mô hình bán trực tiếp đến người tiêu dùng như nhà hàng, quán cà phê.

    Đây là yêu cầu bắt buộc phải kiểm tra trước khi chọn phần mềm bán hàng: phần mềm phải phát hành được hóa đơn từ máy tính tiền và truyền dữ liệu về cơ quan thuế. LOOP POS hỗ trợ hóa đơn điện tử tại Việt Nam; hãy yêu cầu mọi nhà cung cấp trong danh sách của bạn demo trực tiếp việc phát hành hóa đơn, không chỉ xem slide.

    8. Tuyển người và bảo hiểm xã hội

    Người sử dụng lao động phải đăng ký BHXH bắt buộc cho người lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên, trong vòng 30 ngày kể từ khi phát sinh nghĩa vụ. Thủ tục đăng ký không thu lệ phí; chi phí thực tế là tỷ lệ đóng hằng tháng trên quỹ lương.

    Ngành F&B có tỷ lệ nghỉ việc cao, nên hãy tính chi phí đào tạo là khoản lặp lại. Khi chọn phần mềm bán hàng, hãy hỏi thẳng: nhân viên mới cần bao lâu để đứng ca đông một mình?

    9. Chọn phần mềm bán hàng (POS)

    Phần mềm bán hàng quyết định cách quầy, bếp, kho và báo cáo vận hành mỗi ngày. Danh sách rút gọn trung thực cho Việt Nam 2026: KiotViet (phổ biến nhất, bán lẻ lẫn F&B), iPOS (mạnh cho nhà hàng nhiều tầng, nhiều khu vực), MISA CukCuk (gắn với hệ sinh thái kế toán MISA) và LOOP POS (AI-native, chạy trên điện thoại và máy tính bảng sẵn có, 499.000 ₫/chi nhánh/tháng ở gói Growth, gói miễn phí cho một chi nhánh là gói thật chứ không phải bản dùng thử). LOOP POS là sản phẩm của chính chúng tôi — chúng tôi nói rõ điều đó thay vì giấu.

    Bốn câu hỏi nên yêu cầu trả lời bằng văn bản với mọi nhà cung cấp: hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có chạy thật không, đơn GrabFood/ShopeeFood/beFood có về cùng một hàng đợi với đơn tại quầy không, phí nào tính thêm ngoài gói, và giá thay đổi thế nào khi mở chi nhánh thứ hai.

    10. Thanh toán

    Chuẩn bị đủ các kênh trước ngày mở: tiền mặt, VietQR qua tài khoản ngân hàng của quán, ví MoMo và ZaloPay, cùng máy POS thẻ nếu khách của bạn dùng thẻ. Hỏi ngân hàng và ví về toàn bộ biểu phí trước khi ký, không chỉ mức phí quảng cáo.

    11. Lên sàn giao đồ ăn

    GrabFood, ShopeeFood và beFood đều yêu cầu giấy đăng ký kinh doanh, tài khoản ngân hàng và bộ menu có ảnh. Hãy nộp hồ sơ ngay khi đang thi công để kịp lên sàn trong tuần khai trương. Lưu ý Grab và ShopeeFood có gói hỗ trợ quán mới tính phí khi kích hoạt, còn beFood công bố mở gian hàng miễn phí và duyệt trong khoảng 5 ngày làm việc.

    Định giá món bán online đã tính phần chiết khấu sàn ngay từ đầu, thay vì phát hiện lỗ ở tháng thứ hai.

    12. Khách hàng thân thiết ngay từ ngày đầu

    Bạn có ba lựa chọn thành thật: chạy tích điểm ngay trong phần mềm bán hàng, dùng một sản phẩm chăm sóc khách hàng riêng, hoặc không làm gì và chấp nhận không biết ai đã quay lại. Nên quyết trước ngày khai trương, vì nhóm khách đầu tiên là nhóm không thể dựng lại về sau.

    PEKO là sản phẩm loyalty của cùng công ty với LOOP POS, chạy qua các kênh nhắn tin khách hàng đang dùng. Đây chỉ là một lựa chọn trong nhiều lựa chọn — điều quan trọng là mọi lượt mua, tại quầy hay qua app, đều gom về một danh tính khách hàng mà bạn liên hệ lại được.

    13. Tuần đầu nên nhìn những con số nào

    Mỗi sáng đọc năm con số: số lượt khách tách theo tại quán và online, giá trị hóa đơn trung bình, năm món bán chạy và năm món ế, lượng hàng bỏ cuối ngày, và khung giờ quầy bị nghẽn. Hai tuần đầu là lúc sửa menu và lịch làm việc rẻ nhất.

    Chốt trước một mục tiêu vận hành cho tuần thứ hai — rút ngắn hàng chờ giờ cao điểm, hoặc bỏ hai món chậm nhất — để số liệu có chỗ dùng.

    Chi phí — ước tính, không phải báo giá

    Mọi con số dưới đây là khoảng ước tính để lập kế hoạch, không phải báo giá. Kiểm tra lần cuối: 16 tháng 9, 2026.

    Chi phí mở quán — khoảng ước tính, không phải báo giá
    Khoản mụcKhoảng ước tính (VND)Cơ sở
    Đăng ký hộ kinh doanh0 – 50.000Mức do HĐND từng tỉnh quyết định; có nơi miễn phí khi nộp trực tuyến
    Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm350.000 – 500.000Mức phí công bố trên Cổng Dịch vụ công
    Khám sức khỏe nhân viên150.000 – 400.000/ngườiƯớc tính — bệnh viện tự công bố giá
    Thi công, nội thất300 – 550 triệuƯớc tính theo báo giá thị trường
    Thiết bị pha chế75 – 250 triệuƯớc tính
    Bàn ghế, quầy bar, đèn60 – 180 triệuƯớc tính
    Thiết bị POS17 – 65 triệuƯớc tính; phần mềm tính theo tháng
    Cọc mặt bằng (2–3 tháng)40 – 200 triệuƯớc tính, chênh lệch rất lớn theo vị trí
    Nguyên liệu ban đầu và vốn lưu động 3 tháng100 – 300 triệuƯớc tính
    Tổng, quán 30–60 chỗ400 triệu – 1,2 tỷƯớc tính, không phải báo giá

    Các khoản lệ phí nhà nước lấy từ trang chính thức được dẫn ở mục Nguồn. Mọi khoảng còn lại là ước tính từ báo giá thị trường và các bảng dự toán ngành F&B, không phải báo giá và không phải số liệu do chúng tôi đo được.

    Những sai lầm thường gặp

    1. Ký hợp đồng thuê trước khi kiểm tra mặt bằng có đáp ứng được yêu cầu an toàn thực phẩm và PCCC hay không.
    2. Chọn phần mềm bán hàng chưa phát hành được hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
    3. Bỏ qua tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm và khám sức khỏe cho nhân viên trước ngày mở.
    4. Nộp hồ sơ lên sàn giao đồ ăn sau khai trương, mất cả tháng doanh thu online.
    5. Để chương trình khách thân thiết tới tháng thứ sáu, khi nhóm khách đầu tiên đã thành vô danh.

    Câu hỏi thường gặp

    Nên chọn phần mềm POS nào cho quán cà phê mới ở Việt Nam?

    Ba lựa chọn đáng cân nhắc: KiotViet nếu bạn muốn nền tảng phổ biến nhất và nhiều thợ hỗ trợ tại chỗ, MISA CukCuk nếu bạn đã dùng hệ sinh thái kế toán MISA, và LOOP POS nếu bạn muốn vận hành có AI trên chính điện thoại và máy tính bảng sẵn có — miễn phí cho một chi nhánh, sau đó 499.000 ₫/chi nhánh/tháng. LOOP POS là sản phẩm của chúng tôi. Dù chọn bên nào, hãy yêu cầu demo phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

    Mở quán cà phê mất bao lâu?

    Thường khoảng 4–6 tháng từ lúc đăng ký kinh doanh tới ngày bán hàng đầu tiên. Đăng ký hộ kinh doanh 3 ngày làm việc, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm 20 ngày làm việc sau khi thẩm định, phần còn lại phụ thuộc tiến độ thi công.

    Phí xin giấy chứng nhận an toàn thực phẩm là bao nhiêu?

    Theo mức công bố trên Cổng Dịch vụ công: 350.000₫/lần với cơ sở phục vụ dưới 200 suất ăn/lần và 500.000₫/lần với cơ sở từ 200 suất trở lên, thời gian giải quyết 20 ngày làm việc.

    Quán cà phê có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không?

    Nghị định 70/2025/NĐ-CP mở rộng diện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, cho các mô hình bán trực tiếp đến người tiêu dùng như quán cà phê và nhà hàng. Hãy xác nhận tình trạng áp dụng của quán bạn với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

    Khi nào phải đăng ký BHXH cho nhân viên?

    Trong vòng 30 ngày kể từ khi người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, tức là có hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên. Thủ tục đăng ký không thu lệ phí.

    Cần bao nhiêu vốn trước khi mở quán?

    Khoảng ước tính để lập kế hoạch: 400 triệu đến 1,2 tỷ đồng cho quán 30–60 chỗ, đã gồm 3 tháng vốn lưu động. Đây là khoảng thị trường chứ không phải báo giá; nhận lại mặt bằng đã có sẵn nội thất thì thấp hơn nhiều.

    Nguồn

    Công bố: LOOP POS là sản phẩm của chúng tôi và PEKO thuộc cùng công ty. Cả hai được nêu ở đây như một lựa chọn bên cạnh các nhà cung cấp khác.

    Đọc thêm

    LOOP[LOOP]PEKO

    Hai sản phẩm, một công ty — LOOP vận hành quán, PEKO kéo khách quay lại.

    Hungry Bear Internet Pte. Ltd. (Singapore) · CÔNG TY TNHH LOOP TECHNOLOGIES (Việt Nam)

    Dùng LOOP POS: giảm 50% PEKO trọn đời. Tìm hiểu PEKO →

    © 2026 Hungry Bear Internet Pte. Ltd. · LOOP and PEKO are products of the same company